Je houdt een aanbesteding en je ontvangt een aantrekkelijke lage prijs. Helaas blijkt vervolgens dat de inschrijver vergeten is één van de gevraagde formele verklaringen over te leggen. Wat nu te doen? Een gemeente besloot onlangs de aanbieding ongeldig te verklaren en werd direct gedagvaard.
De aanleiding
Een gemeente hield een aanbesteding voor de bouw van een Bredeschool. De opdracht zou worden gegund aan de inschrijver die de laagste prijs had geboden. De aannemer die de laagste prijs had geboden overhandigde toen een gesloten enveloppe met de gevraagde formele documenten. De enveloppe werd niet geopend. Twee dagen later ontving de aannemer schriftelijk een afwijzing, omdat bij controle bleek dat een formeel document, de Eigen Verklaring, ontbrak. De inschrijving werd ongeldig verklaard.
Het geschil
De aannemer accepteerde dat niet en stelde dat de Eigen Verklaring wel degelijk in de enveloppe zat. De aannemer meende dat de gemeente maar moest bewijzen dat de verklaring niet was overgelegd, zij had immers verzuimd de enveloppe op de dag van aanbesteding te controleren.
De uitspraak
De rechter stelde vast dat het Aanbestedingsreglement Werken (ARW) van toepassing was. Als hoofdregel geldt dat een inschrijver moet bewijzen dat zijn inschrijving geldig is. De gemeente was niet verplicht om de volledigheid van de inschrijving te controleren. De aannemer had daar zelf om moeten vragen. Laat de aannemer dat na, dan draagt hij de bewijslast dat de stukken compleet zijn overgelegd. De gemeente was op grond van het ARW verplicht de inschrijving ongeldig te verklaren en heeft dat terecht gedaan.
Het gevolg
Het eerste advies aan corporaties is, open de enveloppe ter plekke en controleer met de aannemer of alle stukken aanwezig zijn. Daarnaast kan een corporatie bij de start van de aanbestedingsprocedure kiezen welke regels van toepassing worden verklaard. Naast het ARW bestaan er ook andere aanbestedingsregels, zoals het Uniform Aanbestedingsreglement 2001 (UAR 2001). Deze regels zijn soepeler op het punt van de formaliteiten. Inschrijvingen die niet aan de formele eisen voldoen, zijn ongeldig, behalve als uit de inschrijving voldoende duidelijkheid bestaat over de aanbieding en over de hoedanigheid van de inschrijver. Verder heeft de corporatie altijd de vrijheid zelf aanbestedingsregels op te stellen.
Rechtbank Utrecht, 18 november 2009, LJN: BK3760
Marco de Boer
Dit artikel is tevens gepubliceerd in Aedes-Magazine 4/2010.