Mag een werknemer zijn (volledige) personeelsdossier inzien?

In de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) is de bescherming geregeld van de persoonlijke gegevens die instanties over burgers in Nederland opslaan. Het toezicht op de juiste toepassing van deze wet geschiedt door het College bescherming persoonsgegevens. Onder de Wbp valt ook de personeelsadministratie van de werkgever. Werkgevers verwerken in het kader van de arbeidsrelatie veel personeelsgegevens van hun werknemers die veelal zijn opgeslagen in een personeelsdossier.

Welke personeelsgegevens?

Veel van de personeelsgegevens zijn bekend. Bijvoorbeeld naam en geboortedatum van de werknemer, zijn adres, de gesloten arbeidsovereenkomst, afschriften van behaalde diploma’s, salarisgegevens, BSN-nummer, functieomschrijving, verslagen van functionerings-en beoordelingsgesprekken en gevolgde opleidingen bij de werkgever. Maar een personeelsdossier kan ook klachten over een medewerker bevatten of een waarschuwing , dan wel notities over uitlatingen van een werknemer of afschriften van e-mailverkeer tussen de leidinggevende en de werknemer.
Een werkgever mag niet alles over een werknemer registreren. De werkgever mag op grond van de Wbp niet de gezondheid, de seksuele geaardheid, politieke voorkeur en godsdienst van een werknemer registreren. Artikel 7 van het Vrijstellingsbesluit Wbp geeft een indicatie welke categorieën van gegevens een werkgever over een medewerker in het personeelsdossier mag opnemen.

Inzagerecht
Op grond van artikel 35 lid 1 Wbp heeft een werknemer het recht om zijn werkgever te vragen om hem inzage in zijn personeelsdossier te verschaffen. De werkgever moet binnen een termijn van vier weken daartoe overgaan. Als de werknemer na afgifte van het personeelsdossier constateert dat gegevens onjuist zijn of niet correct zijn weergegeven dan wel ten onrechte zijn opgenomen, dan kan hij de werkgever vragen de gegevens te corrigeren of uit het personeelsdossier te verwijderen. De vraag of een werknemer het recht heeft op alle gegevens uit zijn personeelsdossier kwam onlangs aan de orde in een procedure bij het gerechtshof te Amsterdam (LJN: BR3020). Een werkneemster had met een beroep op de Wbp haar werkgever verzocht een schriftelijk overzicht te geven van alle persoonsgegevens die haar werkgever over haar had opgeslagen. De reden dat er inmiddels een arbeidsgeschil tussen de werkneemster en haar werkgever was ontstaan, hield mede verband met dit verzoek. De werkgever verstrekte vervolgens een aantal stukken, maar weigerde het volledige personeelsdossier aan de werkneemster te verstrekken. De stukken die de werkgever weigerde aan de werkneemster te verstrekken hadden betrekking op:

  • correspondentie tussen de afdeling arbeidszaken en andere afdelingen van werkgever over het ontstane arbeidsgeschil;
  • een e-mail van de voorzitter van de ondernemingsraad aan de Raad van Bestuur;
  • correspondentie tussen de afdeling arbeidszaken van werkgever en de advocaat van werkgever.

De werkgever stelde zich op het standpunt dat hij deze gegevens niet behoefde te verstrekken. Hij verwees daarbij naar artikel 43eWbp. Dit artikel luidt dat persoonlijke gedachten van medewerkers van de verantwoordelijke (werkgever) van het inzagerecht zijn uitgesloten. Naar de mening van de werkgever vallen hieronder gedachten die zijn opgenomen in interne notities en memo’s die bedoeld zijn voor intern overleg en beraad. In zijn uitspraak deelde het gerechtshof de opvatting van de werkgever en gaf daarmee aan dat het recht op inzage van een werknemer in zijn personeelsdossier niet onbeperkt is. Interne notities van werknemers van werkgever die hun persoonlijke gedachten bevatten, zijn van het inzagerecht uitgesloten. Wel stelt het gerechtshof dat een op grond van deze notities opgemaakt definitief rapport wel onder het inzagerecht van de werknemer valt. In zoverre kent het inzagerecht van de werknemer in zijn personeelsdossier zijn grenzen.

Het belang van deze door het gerechtshof aangegeven afbakening wil met name nog wel eens spelen, zoals ook in de zaak die bij het gerechtshof heeft gediend, in het geval er een arbeidsgeschil dreigt te ontstaan. De werknemer kan er vooraf belang bij hebben om kennis te nemen van de inhoud van het volledige personeelsdossier om de gegevens mogelijk in zijn verweer te kunnen gebruiken in een ontslagprocedure. Feit is dat normaliter de meeste werknemers onder verwijzing naar de Wbp vrijwel nooit inzage in hun personeelsdossier vragen.

Voor meer informatie over dit onderwerp kunt u contact opnemen met de heer mr. P.Merkus.


Dit artikel is verschenen in Recht in Huis. Recht in Huis is de nieuwsbrief die VBTM Advocaten 4 maal per jaar uitgeeft voor bestaande en toekomstige cliënten. Door deze nieuwsbrief wordt u op de hoogte gehouden van de relevante ontwikkelingen op de rechtsgebieden waarmee woningcorporaties en andere vastgoedbeheerders het meest te maken hebben. U kunt zich voor de Recht in Huis aanmelden door een e-mail te sturen naar hier inzien.

Pagina printen:Printen
Relevante nieuwsberichten