Aanbesteden volgens de Best Value Procurement (BVP) methode is in opkomst in Nederland. Nog niet alle partijen die deelnemen aan een aanbesteding op basis van BVP hebben hiermee ervaring. Gevolg is dat er tijdens de aanbestedingsprocedure onduidelijkheid kan ontstaan over de te volgen procedure.
Aanbesteding op basis van Best Value Procurement
Bij de Best Value Procurement methode wordt bij de beoordeling van de inschrijvingen aan een inschrijver relatief veel vrijheid gegund om aan te tonen dat hij de meest gekwalificeerde inschrijver is. De BVP methode komt (zeer kort samengevat) op het volgende neer. Inschrijvers worden geacht middels hun inschrijving - op basis van zogenaamde “dominante informatie” - voor de aanbesteder inzichtelijk te maken dat zij zodanig goed zijn ingevoerd in de (aan te besteden) materie, dat zij de aanbesteder kunnen adviseren over de juiste wijze waarop een opdracht dient te worden uitgevoerd, in plaats van dat de opdrachtgever (op de traditionele wijze) zelf de gehele uitvoering bedenkt en hiervoor een prijs vraagt. Een inschrijver dient zich middels deze dominante informatie te onderscheiden van de andere inschrijvers. De aanbesteder beoordeelt de kwaliteit van de inschrijver niet alleen op basis van zijn (papieren) inschrijving, maar ook op basis van interviews met sleutelfiguren binnen de organisatie van de inschrijver.
Kenmerkend voor Best Value Procurement is dat de aanbestedingsprocedure in 2 fases is opgedeeld: een Selectiefase en een Concretiseringsfase. In de Selectiefase worden de inschrijvingen beoordeeld aan de hand van de criteria zoals die zijn geformuleerd in de Offerteaanvraag, waarna de opdracht aan de inschrijver met de Economisch Meest Voordelige Inschrijving voorlopig wordt gegund. In de Concretiseringsfase dient deze inschrijver vervolgens aan de hand van de concrete uitwerking van zijn inschrijving in een Plan van Aanpak te laten zien dat hij hetgeen hij in zijn inschrijving heeft gesteld, ook daadwerkelijk kan uitvoeren. Het is daarbij mogelijk dat in de Concretiseringsfase blijkt dat een inschrijver in zijn inschrijving toezeggingen heeft gedaan, die hij bij de uitwerking toch niet kan nakomen. Consequentie kan in dat geval zijn dat uiteindelijk toch niet definitief wordt gegund aan deze inschrijver die oorspronkelijk als winnaar uit de Selectiefase was gekomen, maar dat de inschrijver die als een na beste partij uit de Selectiefase was gekomen, uitgenodigd wordt om over te gaan tot Concretisering van zijn inschrijving, teneinde te bezien of die wel zijn toezeggingen als gedaan in zijn inschrijving kan nakomen.
Inhoudelijke toetsing financiële onderbouwing eerst na voorlopige gunning in Concretiseringsfase
VBTM Advocaten heeft recent een aanbestedende dienst bijgestaan in een kort geding procedure waarin een inschrijver de voorlopige gunning op basis van de BVP methode aanvocht. De vraag was (onder meer) of de aanbestedende dienst zich terecht op het standpunt had gesteld dat bij een aanbesteding op basis van de BVP methode de financiële onderbouwing van de inschrijving pas na de voorlopige gunning wordt getoetst, namelijk in de Concretiseringsfase.
De rechter oordeelt dat “uit de leidraad volgt dat - nadat het voorlopige gunningsvoornemen bekend is gemaakt - de zogenoemde Concretiseringsfase zal ingaan waarin - onder meer op het onderdeel prijs - een verificatie van de economisch meest voordelige inschrijving zal plaatsvinden”. De aanbestedende dienst heeft zodoende terecht in de Selectiefase de financiële onderbouwing van de inschrijving nog niet inhoudelijk getoetst.
Terug komen op gunningsvoornemen na verstrijken Alcateltermijn
De rechter overweegt tevens dat de aanbestedende dienst ook terecht is overgegaan tot heroverweging van haar besluit tot voorlopige gunning, nadat haar na het nemen van het oorspronkelijke voorlopige gunningsbesluit was gebleken dat hieraan een onjuiste motivering ten grondslag lag. Een dergelijke heroverweging is ook toegestaan na het verstrijken van de Alcaltermijn. Indien bij nader inzien blijkt dat het eerdere gunningsvoornemen niet in overeenstemming is genomen met de aanbestedingsstukken, dient het eventueel bij de (aanvankelijk) winnende inschrijver opgewekte vertrouwen dat de opdracht definitief aan hem zou worden gegund te wijken voor het in het aanbestedingsrecht verankerde beginsel van gelijke behandeling van alle inschrijvers.
Professor Chao-Duivis heeft de uitspraak becommentarieerd in Cobouw. De gehele uitspraak treft u hier aan.
Hebt u vragen over aanbesteden op basis van Best Value Procurement, dan kunt u contact opnemen met Marijn Huijbers.