Veel correspondentie vindt tegenwoordig per e-mail plaats. Ook met bestuursorganen, zoals met de Rijksoverheid, gemeenten, waterschappen, e.d. Als gevolg daarvan vindt ook de indiening van zienswijzen of het maken van bezwaar steeds vaker per e-mail plaats. De wet biedt daartoe al de mogelijkheid vanaf 1 juli 2004. Indiening van een zienswijze of bezwaar per mail is echter niet zonder risico. Indiening per e-mail - de wet spreekt over ‘langs elektronische weg’ - is uitsluitend mogelijk als het bestuursorgaan kenbaar heeft gemaakt dat indiening per e-mail kan. Of dat kan blijkt in de regel uit de website van het bestuursorgaan (bijvoorbeeld de website van de gemeente Pijnacker-Nootdorp).
Het bestuursorgaan kan bij die openstelling bepalen dat een e-mail een bepaalde omvang niet te boven mag gaan. Of dat de stukken in een specifiek formaat moeten worden aangeleverd. Als de elektronische weg is opengesteld, kan een zienswijze of bezwaarschrift per mail aan het bestuursorgaan worden toegezonden en hoeft niet alsnog afzonderlijke indiening per post of fax plaats te vinden.
Wat zijn de gevolgen van een indiening van een bezwaarschrift per mail als de elektronische weg niet is opengesteld? In dat geval kan het bestuursorgaan het bezwaarschrift niet-ontvankelijk verklaren. Dat kan echter niet zomaar. Als uit de inhoud van het e-mailbericht blijkt dat de indiener tegen een specifiek besluit van het bestuursorgaan bezwaar wenst te maken, dan dient het bestuursorgaan de indiener in de gelegenheid te stellen zijn fout te herstellen. Het bestuursorgaan dient de indiener er dan op te wijzen dat ‘de elektronische weg’ niet openstaat en dat hij alsnog zijn bezwaar schriftelijk per post of fax kan indienen. Paswanneer het bestuursorgaan die gelegenheid geboden heeft en de indiener daarvan binnen de gestelde termijn geen gebruik heeft gemaakt, kan het bezwaar niet-ontvankelijk worden verklaard.
Uit een uitspraak van de Raad van State (29 augustus 2012 LJN:BX5972) blijkt dat die mogelijkheid niet aan elke indiener behoeft te worden geboden. De herstelmogelijkheid dient te worden geboden als uit het e-mailbericht blijkt dat daarmee beoogd wordt bezwaar te maken en het e-mailbericht is verzonden naar het officiële e-mailadres van het bestuursorgaan. Of naar het zakelijke e-mailadres van een ambtenaar, met wie de indiener zodanig contact over de zaak heeft gehad, dat hij ervan mocht uitgaan dat het e-mailbericht met bezwaar naar die ambtenaar mocht worden gestuurd.
Het is dus raadzaam om – alvorens een bezwaar in te dienen – na te gaan of dat per mail kan. Zelfs als alles eerst per mail is gegaan, wil dat nog niet zeggen dat ook tegen het genomen besluit bezwaar per mail kan worden gemaakt. Uit de rechtsmiddelenclausule, zoals die in het besluit is opgenomen, moet blijken dat tegen het besluit bezwaar per e-mail kan worden gemaakt. Blijkt dat niet uit het besluit, zorg er dan voor dat in elk geval indiening per (aangetekende) post plaatsvindt of per fax. Ook al wordt het bezwaar ‘vooruit per mail’ gezonden.
Jos van den Mosselaar