Contracteren op basis van de UAV-GC 2005: “Bezint eer ge begint”

Regisserend opdrachtgeverschap

Inmiddels valt niet meer te ontkennen dat de rol van de opdrachtgever in het bouwproces in verdergaande mate is veranderd. Ingegeven door de economische crisis, zien wij dat veel opdrachtgevers in het kader van een efficiënte besteding van de middelen en het minimaliseren van de risico’s zijn afgestapt van de traditionele samenwerkingsvormen en een meer regisserende rol hebben ingenomen.

In deze ‘nieuwe’ rol houden opdrachtgevers zich niet langer actief met het bouwproces bezig maar formuleren zij de vraag voorafgaand aan het in de markt zetten van een project en laten zij het aan de marktpartijen om deze vraag zo goed mogelijk in te vullen. Hierdoor hebben opdrachtgevers weliswaar minder invloed op het eindresultaat, maar wordt wel de creativiteit van de marktpartijen aangesproken en worden de risico’s gelegd bij de partij die deze het beste kan beheersen of beïnvloeden.

(Functioneel) specificeren op basis van de UAV-GC 2005

De set van voorwaarden die doorgaans van toepassing worden verklaard ten behoeve van deze samenwerkingsvorm zijn de UAV-GC 2005. Deze voorwaarden gaan er van uit dat in ieder geval een deel van de ontwerpwerkzaamheden, de uitvoeringswerkzaamheden en eventueel ook de onderhoudswerkzaamheden in de hand van de opdrachtnemer liggen en dat de opdrachtgever weinig invloed heeft op het ontwerp- en bouwproces en ‘slechts’ regie houdt.

In de praktijk merk ik echter dat opdrachtgevers in deze regisserende rol nog wel eens huiverig zijn dat ze uiteindelijk niet krijgen wat ze wensen. Dit kunnen opdrachtgevers echter ondervangen door op voorhand goed te specificeren aan de marktpartijen hoe het eindresultaat eruit dient te zien. De nadere invulling kan dan vervolgens aan de marktpartijen worden overgelaten. Voornamelijk vanwege onvoldoende kennis zie ik echter nog te vaak dat opdrachtgevers of de vraag onvoldoende specificeren, waardoor het eindresultaat afwijkt van wat de opdrachtgever voor ogen had, of juist te uitgebreid specificeren in zoverre dat er sprake is van een volledig uitgewerkt bestek, waarmee deze samenwerkingsvorm feitelijk zijn doel voorbij schiet.

Opdrachtgevers doen er derhalve verstandig aan om, voordat een project middels een UAV-GC contract in de markt gezet wordt, eerst goed na te denken over de eisen waaraan het eindresultaat, het bouwwerk, dient te voldoen en wat de invulling van de marktpartijen zal zijn. Wat wordt van de marktpartijen gevraagd en wat is daarbij de input van de opdrachtgever? Formuleert de opdrachtgever het functioneel programma van eisen en dient de opdrachtnemer dit programma van eisen verder uit te werken tot een voorlopig ontwerp, een definitief ontwerp en een uitvoeringsontwerp? Of zorgt de opdrachtgever zelf voor het voorlopig ontwerp dan wel reeds voor het definitief ontwerp en werkt de opdrachtnemer het van daar verder uit?

Dit zijn belangrijke vragen die eerst beantwoord moeten worden alvorens besloten wordt om een dergelijk geïntegreerd project (waarbij ontwerp en uitvoering in de handen zijn van dezelfde partij) op basis van de UAV-GC 2005 in de markt te zetten. Op grond van de UAV-GC 2005 (paragraaf 3) is de opdrachtgever immers verantwoordelijk voor de door hem aan het bouwwerk gestelde eisen (de vraagspecificatie) alsmede voor de inhoud van alle informatie die hij aan de opdrachtnemer ter beschikking stelt.

Ten onrechte gaan opdrachtgevers er in de praktijk nog wel eens van uit dat de toepasselijkheid van de UAV-GC met zich meebrengt dat opdrachtnemers alle ontwerpverantwoordelijkheid dragen. Het Hof Amsterdam heeft echter vorig jaar[1] nog aangegeven dat het feit dat er sprake is van een overeenkomst op basis van de UAV-GC 2005, die de inschrijvers verantwoordelijk maakt voor het ontwerp van het te verrichten werk, de opdrachtgever niet ontslaat van haar verantwoordelijkheid voor de juistheid van de gegevens die zij heeft verstrekt. Het omgekeerde volgt eveneens uit de rechtspraak[2]: de opdrachtnemer heeft bij een overeenkomst op basis van de UAV-GC 2005 niet de volledige ontwerpvrijheid, maar is gehouden aan de door de opdrachtgever gestelde eisen (en kan dus niet voor goedkopere oplossingen kiezen dan door de opdrachtgever gevraagd).

Toetsing en acceptatie

Indien gecontracteerd wordt op basis van de UAV-GC 2005 betekent dit niet dat de opdrachtgever “alle touwen uit handen geeft” aan de opdrachtnemer. Teneinde na te gaan of de door de opdrachtnemer verrichte werkzaamheden ook daadwerkelijk overeenkomen met de vraag(specificatie), is namelijk in de UAV-GC voor de opdrachtgever eveneens een toetsings- en acceptatieprocedure vastgelegd (paragrafen 20 t/m 23 van de UAV-GC 2005).

Het begrip “toetsen” omvat een veelheid aan controlerende activiteiten die er allen op gericht zijn na te gaan of de opdrachtnemer de werkzaamheden (heeft) verricht conform de bepalingen van de overeenkomst. Het primaire doel van toetsing is de opdrachtgever een inzicht te geven in de wijze waarop de opdrachtnemer de overeenkomst uitvoert. Toetsing vindt plaats op basis van een toetsingsplan waarin is aangegeven welke zaken getoetst kunnen worden door de opdrachtgever.

Acceptatie gaat daarentegen een stap verder dan toetsing. Onder de UAV-GC 2005 dient de opdrachtnemer de essentiële aspecten van zijn werkzaamheden ter acceptatie aan de opdrachtgever voor te leggen en opdrachtgever moet, anders dan bij toetsing, uitdrukkelijk aangeven aan opdrachtnemer of hij tot acceptatie overgaat. De acceptatiebevoegdheid van de opdrachtgever wordt daarbij gelimiteerd door de inhoud van een door hemzelf opgesteld acceptatieplan, waarin precies is vastgelegd wat de opdrachtnemer ter acceptatie aan de opdrachtgever dient voor te leggen en welke termijnen daarvoor gelden. De opdrachtgever kan vervolgens een verzoek tot acceptatie honoreren of besluiten de acceptatie te weigeren. Indien de opdrachtnemer aan alle eisen uit het acceptatieplan voldoet, kan de opdrachtgever niets anders dan tot acceptatie overgaan. Als de opdrachtgever dan toch meent dat hij in het acceptatieplan of de vraagspecificatie andere eisen had moet stellen dan zal hij een wijziging dienen op te dragen. De opdrachtnemer kan vervolgens naar aanleiding van deze wijziging een beroep doen kostenvergoeding en/of termijnsverlenging.

Conclusie

Contracteren op basis van de UAV-GC 2005 is geen eenvoudige zaak en dit komt niet in de laatste plaats door de complexe structuur van UAV-GC zelf.

Deze structuur brengt mee dat opdrachtgevers in hun nieuwe regisserende rol er verstandig aan doen om zich er, alvorens een geïntegreerd project in de markt gezet wordt op basis van de UAV-GC 2005, eerst van te vergewissen dat de juiste eisen gesteld worden in de vraagspecificatie, de juiste informatie gedeeld wordt met de opdrachtnemer en de controlemethodiek betreffende de werkzaamheden van de opdrachtnemer (toetsing en acceptatie) op de juiste wijze wordt vastgelegd in de vorm van een passend toetsings- en acceptatieplan.

Is dit het geval, dan is de eerste stap gezet door de opdrachtgever naar een succesvolle invulling van de nieuwe regisserende rol wat mogelijk tot een efficiëntere besteding van de middelen zal leiden waarbij de risico’s geminimaliseerd worden en de creativiteit van de markt wordt aangesproken.