In een eerdere bijdrage berichtte ik u reeds dat opdrachtgevers ten aanzien van hun opdrachten in de praktijk steeds vaker een stap terug doen en meer over laten aan de marktpartijen. Door slechts te specificeren hoe het eindresultaat eruit dient te zien (functioneel specificeren) en de benodigde werkzaamheden te laten invullen door de markt, wordt immers de creativiteit van de markt aangesproken en de risico’s neergelegd bij de partij die deze het beste kan beheersen.
Geïntegreerde contracten
In geïntegreerde contracten wordt de marktpartij als opdrachtnemer verantwoordelijk gemaakt voor zowel de ontwerpwerkzaamheden ('engineering') als de uitvoeringswerkzaamheden (realisatie). Dikwijls worden daar de onderhoudswerkzaamheden aan toegevoegd. Bij grote, voornamelijk infrastructurele, projecten worden daarnaast eveneens de financiering en de exploitatie bij de opdrachtnemer neergelegd.
Kwaliteitsborging onder de UAV-GC 2005
Op dergelijke contracten worden doorgaans de UAV-GC 2005 van toepassing verklaard. Kenmerkend voor de UAV-GC 2005 is dat de opdrachtgever zich terughoudend opstelt wat betreft de controle van de prestatie: de opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de kwaliteitsbeheersing van de (resultaten van de) werkzaamheden, de opdrachtgever beperkt zich tot het toetsen van de kwaliteitsborging. In een volgende bijdrage zal ik ingaan op de verschillende kwaliteitssystemen die de opdrachtnemer ter beschikking staan en het toezicht daarop van(wege) de opdrachtgever middels systeemgerichte contractbeheersing (SCB).
Aanbesteden van het UAV-GC contract
Indien er echter gekozen is voor een 'UAV-GC contract' rijst vervolgens de vraag op welke manier dit contract het beste in de markt gezet kan worden. In de praktijk zie ik nog te vaak dat dergelijke contracten 'traditioneel' worden aanbesteed en dan ook nog eens verkapt op laagste prijs. Doorgaans is dan wel in de aanbestedingsstukken als gunningcriterium de economische meest voordelige inschrijving (EMVI) aangewezen, maar door de kwaliteitscriteria onvoldoende te omschrijven en in de beoordeling slechts marginaal mee te laten tellen, wordt er in feite gegund op laagste prijs. Dit resulteert er in dat de kwaliteitscriteria door de inschrijvers onvoldoende worden ingevuld en de inschrijvingen niet stroken met de verwachtingen van de opdrachtgever. Hiermee schiet de gekozen UAV-GC opzet feitelijk zijn doel voorbij.
Juiste kwaliteitscriteria en wegingsfactoren
Naast het feit dat opdrachtgevers van tevoren goed moeten hebben nagedacht over de door hen te stellen functionele eisen en de manier waarop zij de kwaliteit(systemen) van de opdrachtnemers controleren (zie mijn eerdere bijdrage), is het van groot belang dat de kwaliteit voldoende geborgd is in de aanbestedingsfase. Door het stellen van de juiste criteria en wegingsfactoren krijgt de opdrachtgever (in verhouding tot de prijs) de meeste kwaliteit. Deze kwaliteitsinvulling zal alsdan het vertrekpunt zijn voor het UAV-GC contract met de opdrachtnemer.
Informatie uitwisselen
Aangezien er functioneel wordt gespecificeerd door de opdrachtgever, doet de opdrachtgever er daarnaast verstandig aan om in de fase voorafgaand aan de aanbesteding een extra ronde in te bouwen om individueel met de inschrijvers informatie uit te wisselen (dialoogfase). In een dergelijke ronde kan de opdrachtgever zich er immers van vergewissen dat de inschrijvers met hun invulling van de functionele eisen (hun oplossingsrichting) op het juiste spoor zitten en kan de opdrachtgever waar nodig bijsturen. Maakt de opdrachtgever geen gebruik van een dergelijke ronde dan is het risico groot dat de inschrijvingen na aanbesteding niet aan de verwachtingen van de opdrachtgever voldoen en bovendien onderling zo verschillend zijn dat deze in vergelijking tot elkaar niet goed beoordeeld kunnen worden. Het is daarbij wel van belang dat de opdrachtgever te allen tijde de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht neemt.
Voor vragen over de UAV-GC 2005 en het aanbesteden van (geïntegreerde) contracten kunt u contact opnemen met Sander Engels.