Sinds de inwerkingtreding van de Wet Werk en Zekerheid (WWZ) per 1 juli 2015 is er veel veranderd op het gebied van het arbeidsrecht. In mijn vorige weblog stond ik stil bij het belang van het aandragen van de juiste redelijke ontslaggrond door de werkgevers wanneer zij zich wenden tot de kantonrechter met het verzoek om de arbeidsovereenkomst te ontbinden. Ik stipte toen al kort aan dat de wetgever voor een geslaagd beroep op de ontslaggrond ongeschiktheid voor de functie (disfunctioneren) aanvullende eisen heeft gesteld. Maar wat houden deze aanvullende eisen in om een geslaagd beroep te doen op de ontslaggrond disfunctioneren?
Dossieropbouw bij disfunctioneren van de werknemer
Disfunctioneren
De rechter kan de arbeidsovereenkomst op grond van disfunctioneren alleen ontbinden als aan een aantal vereisten is voldaan. De werkgever moet kunnen aantonen dat:
- hij de werknemer tijdig in kennis heeft gesteld van het disfunctioneren;
- hij de werknemer in de gelegenheid heeft gesteld om zijn functioneren te verbeteren (denk aan het aanbieden van scholing of begeleiding);
- het disfunctioneren niet het gevolg is van onvoldoende zorg voor scholing en arbeidsomstandigheden;
- de werknemer niet binnen een redelijke termijn, al dan niet met behulp van scholing, herplaatst kan worden binnen de organisatie.
Dossieropbouw
Wanneer aan bovenstaande vereisten niet kan worden voldaan zal het ontbindingsverzoek door de rechter worden afgewezen. De werkgever moet kunnen aantonen dat hij aan bovenstaande vereisten heeft voldaan. Een van de manieren om dit aan te tonen is door middel van een ordelijk en goed bijgehouden personeelsdossier te overleggen aan de rechter waaruit blijkt dat aan bovenstaande vereisten is voldaan. Het bijhouden en opbouwen van personeelsdossiers is uitermate belangrijk om aan bovenstaande vereisten te kunnen voldoen. De rechtbank Overijssel bevestigt het belang van dossieropbouw in zijn uitspraak van 26 februari 2016 waarin de werknemer de kantonrechter heeft verzocht de arbeidsovereenkomst met de werkgever te ontbinden nu de werkgever naliet het volledige loon aan de werknemer uit te betalen.[1] De rechtbank overweegt:
“Tot de taak van de werkgever behoort het om, zeker indien een werknemer in de ogen van de werkgever onvoldoende functioneert, met de werknemer functioneringsgesprekken te voeren waarin aangegeven wordt wat er schort aan het functioneren van de werknemer en welk traject in gang gezet zal worden om verbetering te brengen in het functioneren. Vervolgens zal het functioneren gemonitord dienen te worden en zal het traject zonodig bijgesteld dienen te worden. In de situatie van [verzoeker] is op geen enkele wijze gebleken dat [directeur] met [verzoeker] in de afgelopen jaren functioneringsgesprekken heeft gevoerd waarin het onvoldoende functioneren besproken zou zijn. Verslagging heeft niet plaatsgevonden, althans daarvan is niet gebleken en een verbetertraject is, in ieder geval tot september 2015, niet voorgesteld. (…)
Dat [verzoeker] geweigerd zou hebben automatiseringscursussen te volgen, zoals werkgever stelt en door [verzoeker] wordt betwist, is niet gebleken. Als dat zo zou zijn geweest, had het des temeer in rede gelegen een en ander vast te leggen in het personeelsdossier van [verzoeker].”
Uit de praktijk blijkt, zie deze uitspraak, dat werkgevers de waarde van een personeelsdossier vaak onderschatten. Vaak zijn de functionerings- voortgangs- en beoordelingsgesprekken een rituele dans. Ze leiden niet tot concrete afspraken, het functioneren wordt niet juist beoordeeld of er wordt geen verbetertraject ingezet. Onterecht, zoals volgt uit bovenstaande uitspraak.
Tips
Functionerings- voortgangs- en beoordelingsgesprekken hebben als primaire doel het optimaal laten functioneren van de werknemers die in de organisatie werkzaam zijn. Om zowel de organisatie als de werknemers naar behoren te laten functioneren is het van belang dat de werkgever tijdig gesprekken voert met de werknemers. Het voeren van deze gesprekken en het opbouwen van personeelsdossier speelt daarnaast ook, zoals hierboven is omschreven, een belangrijke rol wanneer de werkgever zich wendt tot de kantonrechter met het verzoek om de arbeidsovereenkomst te ontbinden bij disfunctioneren. Hieronder volgen een aantal tips om personeelsdossiers te optimaliseren:
- Geef duidelijk aan wat niet goed gaat (en leg dit vast!!): “kritiek is gratis advies”;
- Zeg wat moet worden verbeterd;
- Vraag samen af hoe verbetering gerealiseerd kan worden; inzetten loopbaanbudget voor het volgen van een opleiding/cursus?;
- Bied scholing of begeleiding aan bij constatering disfunctioneren;
- Maak concrete (meetbare) afspraken;
- Evalueer op vaste momenten;
- Zorg voor goede verslaglegging (brief/memo/e-mail), geen invuloefening;
- Check bereidheid werknemer: “It takes two to tango”.
Wanneer u bovenstaande tips ten harte heeft genomen maar helaas moet concluderen dat uw werknemer nog steeds disfunctioneert en geen verbetering laat zien kunt u de kantonrechter verzoeken de arbeidsovereenkomst te ontbinden. Als u twijfelt over de juiste aanpak bij disfunctioneren of vragen heeft naar aanleiding van bovenstaande kunt u altijd contact met mij opnemen.
[1] Rechtbank Overijssel, 26 februari 2016, ECLI:NL:RBOVE:2016:675.