Begin 2013 zal naar verwachting de nieuwe aanbestedingswet in werking treden. Alhoewel corporaties niet kwalificeren als aanbestedende diensten en de nieuwe aanbestedingswet derhalve niet op hen van toepassing is, dienen zij bij de aanbesteding van een opdracht (het bij meerdere ondernemers aanvragen van een offerte voor de uitvoering van een werk, dienst of levering) wel de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht te nemen.
Dit houdt onder andere in dat de corporatie er voor zorgt dat voor alle mededingers naar de opdracht dezelfde voorwaarden gelden (het gelijkheidsbeginsel) en dat de aanbestedingsprocedure transparant verloopt (het transparantiebeginsel).
Het Aanbestedingsreglement Werken
Om er voor te zorgen dat deze algemene beginselen van het aanbestedingsrecht voldoende zijn gewaarborgd doen corporaties er verstandig aan om bij het opstellen van hun aanbestedingsbeleid aan te sluiten bij de onderhandse procedure zoals omschreven in het Aanbestedingsreglement Werken (het ARW).
Het ARW dient als richtsnoer voor aanbestedende diensten en bevat voorschriften voor de wijze waarop zij opdrachten onder de Europese drempelwaarden (voor werken momenteel EUR 5.000.000,--) dienen aan te besteden.
De regels in het ARW zijn opgesteld door vertegenwoordigers van zowel aanbestedende diensten als van de ondernemers die zich inschrijven op een aanbesteding en hebben een breed draagvlak in de praktijk. Niet alleen aanbestedende diensten maar ook ‘andere’ opdrachtgevers maken veelvuldig gebruik van het ARW.
Het Aanbestedingsreglement Werken 2012: aangescherpte motiveringsplichten
De nieuwe aanbestedingswet maakt echter een herziening van de laatste versie van het ARW uit 2005 noodzakelijk. Deze herziening heeft inmiddels geleid tot het Aanbestedingsreglement Werken 2012.
Een belangrijke wijziging in het Aanbestedingsreglement Werken 2012 betreft de voor de aanbesteders aangescherpte motiveringsplichten geldend voor alle in het ARW omschreven procedures, waaronder ook de onderhandse procedure. Onder het ARW 2012 dient de aanbesteder in de uitnodiging tot inschrijving onder andere te motiveren waarom er gegund wordt op grond van de laagste prijs in plaats van de economisch meest voordelige inschrijving. Indien wel gekozen wordt voor het gunningscriterium ‘economisch meest voordelige inschrijving’ dient de aanbesteder in de uitnodiging tot inschrijving te vermelden welke nadere criteria hij stelt met het oog op de toepassing van dit gunningscriterium. Het ARW 2012 geeft vervolgens een niet limitatieve lijst van criteria waaruit gekozen kan worden.
In de uitnodiging tot inschrijving dient eveneens het relatieve gewicht van elk van de door de aanbesteder gekozen criteria gespecificeerd te worden. Het gewicht kan dan worden uitgedrukt door middel van een marge met een passend verschil tussen minimum en maximum. Is weging niet mogelijk dan dient de aanbesteder dit aan te tonen en in de uitnodiging tot inschrijving de criteria in afnemende volgorde van belang te vermelden. Naast zijn beslissing om het gunningscriterium van de laagste prijs te hanteren, dient de aanbesteder onder het ARW 2012 eveneens in de uitnodiging tot inschrijving te motiveren waarom hij een opdracht niet in percelen opdeelt dan wel waarom hij opdrachten juist samenvoegt.
Gevolg van onvoldoende motivering
Corporaties die in de toekomst in hun aanbestedingsbeleid verwijzen naar de onderhandse procedure van het Aanbestedingsreglement Werken 2012, doen er verstandig aan om bovenstaande motiveringsplichten ook daadwerkelijk in acht te nemen. Een corporatie die hierin verzaakt en bijvoorbeeld in de uitnodiging van inschrijving onvoldoende aangeeft wat de criteria en wegingsfactoren voor de economisch meest voordelige inschrijving zijn, handelt onrechtmatig tegenover de inschrijvers. Deze corporatie loopt het risico dat de inschrijvers die de opdracht niet gegund krijgen alsnog naar de rechter stappen vanwege een schending van het transparantiebeginsel.
Sander Engels