Ketensamenwerking tussen de verschillende partijen in de bouwketen is in opkomst. In de praktijk worden allerlei instrumenten ontwikkeld om deze ketensamenwerking vorm te geven. Een daarvan is het “Resultaatgericht Samenwerken”, dat zich vooral richt op ketensamenwerking bij onderhoud van woningen en gebouwen.
Ketensamenwerking
Bij een gemiddeld bouwproces zijn veel verschillende partijen betrokken; niet alleen de opdrachtgever en de aannemer, maar ook adviseurs, leveranciers, onderaannemers, etc. Het realiseren van een effectieve samenwerking tussen alle partijen is een van de grootste uitdagingen van het bouwproces. In de praktijk ontstaat er bij opdrachtgevers steeds meer behoefte om bij de samenwerking met vaste ketenpartners de opdrachtnemer bij het verlenen van een opdracht al vroegtijdig een actieve rol te geven.
Ketensamenwerking heeft een aantal doelstellingen. Zo moet een goede samenwerking er toe leiden dat de faalkosten in het bouwproces worden gereduceerd. Het streven van ketensamenwerking is tevens om de partijen gezamenlijk verantwoordelijk te maken voor het resultaat van de samenwerking, door de verantwoordelijkheid voor de onderdelen binnen de bouwketen vanaf het eerste moment van de samenwerking neer te leggen bij de partij die hierop het meeste invloed kan uitoefenen. Gedachte is daarbij dat deze partij er dan voor zorg kan dragen dat dit onderdeel op de meest efficiënte wijze wordt uitgevoerd. In dat kader wordt er bij ketensamenwerking door de opdrachtgever meer gestuurd op het resultaat en minder op het voorschrijven van de wijze van uitvoering.
Resultaatgericht Samenwerken (RGS)
Ook bij onderhoud speelt ketensamenwerking een steeds belangrijkere rol. Opdrachtgevers zijn op zoek naar partners die bereid zijn om voor een vaste vooraf overeengekomen prijs gedurende langere tijd het onderhoud van een gebouw voor hun rekening te nemen. De opdrachtgever formuleert dan de eisen waaraan (de staat van) het gebouw gedurende de overeengekomen periode dient te voldoen en de aannemer bepaalt zelf hoe hij dit realiseert.
TNO en SBR hebben in dit kader samen met vertegenwoordigers van opdrachtgevers, opdrachtnemers en de TU Delft het model “Resultaatgericht Samenwerken” (RGS) ontwikkeld, gericht op contractvorming bij het onderhouden van en investeren in bestaande woningen en gebouwen. De wijze waarop partijen samenwerken in het kader van Resultaatgericht Samenwerken is omschreven in de “Leidraad Resultaatgericht Samenwerken bij Investeren en Onderhouden”. Het RGS model is opgebouwd uit verschillende fasen, waarbij het kenmerk is dat vanaf de eerste (initiatief)fase de potentiële opdrachtnemer bij het proces betrokken wordt. De rol van de opdrachtgever is dat hij de uitgangspunten en gewenste resultaten formuleert voor het onderhoud dat hij in een bepaalde periode aan een gebouw uitgevoerd wenst te zien. Het is vervolgens aan de opdrachtnemer om uit te werken hoe hij dit resultaat denkt te kunnen bereiken en tegen welke kosten.
Dit moet resulteren in een langjarige overeenkomst, waarin de opdrachtnemer garandeert dat het gebouw gedurende de overeengekomen periode aan de door de opdrachtgever geformuleerde eisen zal blijven voldoen. Daarbij bepaalt de opdrachtnemer hoe het onderhoudswerk uitgevoerd gaat worden, waarvoor hij ook de volledige verantwoordelijkheid draagt. Dit in tegenstelling tot de “klassieke manier”, waarbij de opdrachtgever via een uitgewerkt bestek voorschrijft wat er moet gebeuren, en daarmee ook de verantwoordelijkheid draagt voor de voorgeschreven uitvoeringswijze. De rol van de opdrachtgever bij RGS is daarmee in de kern beperkt tot het formuleren van de eisen waaraan het onderhoud dient te voldoen en de controle of de op basis hiervan door de opdrachtnemer gegarandeerde prestaties ook daadwerkelijk worden geleverd.
Eigen invulling rol opdrachtgever
Nog niet elke opdrachtgever is er aan toe om de gehele verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het onderhoud bij de opdrachtnemer neer te leggen.
Het Resultaatgericht Samenwerken biedt de opdrachtgever ruimte om zijn rol binnen het proces zelf in te vullen. Wil hij een meer actieve rol, dan kunnen in het proces van opdrachtverlening verschillende toetsmomenten worden ingebouwd, waarbij goedkeuring van de opdrachtgever vereist is voor de verschillende ontwerpfasen. Ook kan de opdrachtgever in het kader van de uitvoering een actieve rol spelen, door zelf met regelmaat controles uit te voeren.
Het model biedt echter ook de ruimte voor een meer passieve rol van de opdrachtgever, waarbij hij bij de opdrachtverlening voornamelijk stuurt op het budget en waarbij de controle van het uitgevoerde werk er uit bestaat dat de opdrachtnemer zelf het bewijs moet leveren dat hij aan de overeengekomen prestatiegaranties voldoet, bijvoorbeeld door het overleggen van externe keuringsrapporten.
Op maat maken van (model)contracten
In het kader van Resultaatgericht Samenwerken zijn een aantal modellen ontwikkeld voor contracten die voor de samenwerking kunnen worden gebruikt. De basis contracten bestaan uit een model raamovereenkomst waarin partijen overkoepelende afspraken maken over hun (langdurige) wijze van samenwerken, en een model aannemingsovereenkomst waarin specifieke opdrachten worden vastgelegd. De modellen zijn tamelijk summier. Het verdient dan ook aanbeveling om de model contracten op maat te maken, zodat deze goed aansluiten bij de rol die de opdrachtgever in het kader van het proces wil spelen (meer actief of passief).
Bouwteam of aanbesteden op basis van Best Value Procurement
Vaak zal bij ketensamenwerking sprake zijn van één potentiële opdrachtnemer, die vanaf aanvang in bouwteamverband bij de opdracht wordt betrokken. Resultaatgericht Samenwerken leent zich echter ook goed voor een aanbesteding op basis van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving, of bijvoorbeeld op basis van Best Value Procurement, waarin de inschrijvers zich door hun expertise dienen te onderscheiden.
Hebt u vragen over ketensamenwerking, bijvoorbeeld in de vorm van Resultaatgericht Samenwerken, dan kunt u contact opnemen met Marijn Huijbers.
Dit artikel is verschenen in Recht in Huis. Recht in Huis is de nieuwsbrief die VBTM advocaten 4 maal per jaar uitgeeft voor bestaande en toekomstige cliënten. Door deze nieuwsbrief wordt u op de hoogte gehouden van de relevante ontwikkelingen op de rechtsgebieden waarmee woningcorporaties en andere vastgoedbeheerders het meest te maken hebben. U kunt zich voor de Recht in Huis aanmelden door een e-mail te sturen naar hier inzien.