[Update 1-7-19] Inmiddels heeft de Huurcommissie op haar website in een nieuwsbericht van 1 juli 2019 te kennen gegeven dat de Huurcommissie stukken uit het dossier op verzoek per e-mail opstuurt. Het lijkt erop dat deze beleidswijziging voortkomt uit de rapportage van de Nationale Ombudsman, ook al blijkt dat niet direct uit het nieuwsbericht. Tevens lijkt het erop dat deze kopieverschaffing ook ziet op onderliggende boeken en bescheiden in servicekostenprocedures. Zoals ik hierna uiteenzet, acht ik die verstrekking in strijd met de wet, omdat de huurder nu eenmaal enkel recht heeft op inzage en niet op kopieën.
[Update 1-7-19] Nationale Ombudsman tikt Huurcommissie op de vingers. Onterecht?
In een servicekostenprocedure bij de Huurcommissie moet de verhuurder verplicht een servicekostenspecificatieformulier invullen, waaraan alle facturen worden gehecht. De betreffende facturen zien vaak op meer dan één huurder. Ze bevatten meer dan eens privacygevoelige of bedrijfsgevoelige informatie. In de praktijk zijn dergelijke facturen dan ook niet opgemaakt of bedoeld om aan de huurder te verstrekken; veel verhuurders doen dat om die reden dan ook liever niet, maar geven de huurder wel gelegenheid tot inzage in de boeken.
De rapporteur van de Huurcommissie maakt na indiening van het servicekostenspecificatieformulier een rapport op dat naar huurder en verhuurder wordt gestuurd tezamen met de uitnodiging voor de zitting. De Huurcommissie zendt het specificatieformulier met onderliggende facturen niet door aan de huurder, maar legt die ter inzage op haar kantoor in Den Haag.
Oordeel Nationale Ombudsman
Deze werkwijze is volgens een recent oordeel van de Nationale Ombudsman van 27 maart 2019 niet behoorlijk en in strijd met het vereiste van fair play. Ook concludeerde de Nationale Ombudsman dat de Huurcommissie niet voldoende waarborgt dat partijen kennis kunnen nemen van informatie die van belang kan zijn voor het verdedigen van het eigen standpunt of het bestrijden van het standpunt van de wederpartij. Dat is een betrekkelijk hard oordeel voor de Huurcommissie, omdat zij zich steevast als onafhankelijk en onpartijdig instituut profileert en op die manier geschillen beslecht tussen huurders en verhuurders. De Nationale Ombudsman beveelt vervolgens de Huurcommissie aan heer werkwijze aan te passen en de stukken aan de huurder te verstrekken indien de huurder daarom vraagt.
Commentaar
Is dat oordeel van de Nationale Ombudsman wel juist? Ik heb een aantal bedenkingen. In het rapport van de Nationale Ombudsman wordt geen aandacht besteed aan de ter zake relevante en geldende wetgeving. Dat is in mijn optiek een behoorlijk gemis en bovendien een motiveringsgebrek, vooral omdat meerdere wettelijke bepalingen zich specifiek op deze situatie richten. Uit die specifieke bepalingen valt niets anders af te leiden dan dat de huurder slechts recht heeft op inzage van de onderliggende boeken.
Allereerst bepaalt de wet in artikel 7:259 lid 4 BW dat de verhuurder desverzocht aan de huurder gelegenheid biedt “tot inzage van boeken en andere bescheiden of van afschriften daarvan” (voor zover die zien op de servicekostenafrekening). Kortom, de huurder kan niet bij zijn verhuurder een kopie claimen: dat recht bestaat eenvoudigweg niet.
De huurder kan, nadat hij (gemotiveerd) bezwaar bij de verhuurder heeft gemaakt tegen de servicekostenafrekening, een procedure starten bij de Huurcommissie (en moet dan een legesvoorschot van € 25,- betalen). De Huurcommissie zendt het verzoek door aan de verhuurder, die vervolgens verplicht is om het voorgeschreven specificatieformulier met alle onderliggende facturen op te sturen naar de Huurcommissie. Vervolgens maakt de rapporteur van de Huurcommissie een rapport. Afschrift van het rapport wordt, samen met de uitnodiging, gestuurd naar partijen. Dat staat in artikel 28 lid 6 van de Uitvoeringswet huurprijzen woonruimte. Voorts staat in artikel 28 lid 5 van de Uitvoeringswet huurprijzen woonruimte dat (het bestuur van) de Huurcommissie de op de zaak betrekking hebbende stukken ter inzage legt voor partijen (en in de uitnodiging voor de zitting moet hierop gewezen worden). Kortom, ook hier voorziet de wet in een specifieke regeling over welke stukken moeten worden verstrekt en welke stukken ter inzage liggen.
De Huurcommissie is een zelfstandig bestuursorgaan en heeft hierin, blijkens de bewoordingen van de wet, geen beleidsvrijheid: zij kan niet afwijken van de wet die haar voorschrijft dat zij de stukken ter inzage “legt”.
In een eventuele vervolgprocedure na uitspraak van de Huurcommissie kan de kantonrechter inlichten vragen aan de Huurcommissie over haar uitspraak en het onderliggende rapport (art. 5 lid 1 Uhw). Bovendien kan de rechter op grond van het algemeen geldende procesrecht bevelen dat een partij haar boeken openlegt, zodat voor de andere partij – in dit geval: de huurder – stukken toegankelijk worden die niet zijn opgemaakt om te worden afgegeven of gericht zijn aan de andere partij (art. 162 Rv).
Hier zit dan ook de crux: de onderliggende stukken bij een servicekostenafrekening, zeker bij de grotere verhuurders, zijn niet bedoeld om te worden verstrekt aan één of enkele individuele huurders. Meer dan eens gaat het om facturen die op een complex of zelfs een geheel van complexen zien. Soms weet een grote verhuurder schaalvoordelen te creëren – wat uiteindelijk naar de huurder vloeit door een goedkopere afrekening – in welk geval meestal niet een factuur wordt verstrekt die één op één herleidbaar is naar één specifieke woonruimte. Kortom, de boeken en bescheiden op basis waarvan de verhuurder de servicekostenafrekening opstelt, bevatten allerlei bedrijfsinformatie die ook (privacy)gevoelig kan zijn; de verhuurder kan er belang bij hebben dat die informatie niet in handen van derden komt. In de praktijk gaat het in servicekostenprocedures daarnaast vaak om stapels facturen, waarbij – zo blijkt uit het oordeel van de Nationale Ombudsman – huurders in het verleden volgens de Huurcommissie aangaven juist te verzuipen in stukken en de relevantie ervan niet meer konden bepalen.
Conclusie
De verhuurder hoeft de onderliggende informatie over de servicekostenafrekening niet in afschrift te verstrekken aan de huurder. Een procedure bij de Huurcommissie (of de rechter) kan ook niet tot het verkrijgen van afschriften leiden, gelet op de specifieke wettelijke voorzieningen die typisch voor dit soort situaties zijn geschreven. Het is de Huurcommissie niet toegestaan om de stukken in afschrift aan huurders te verstrekken. Bovendien zou het starten van een procedure (voor € 25,-) bij de Huurcommissie niet moeten kunnen leiden tot het alsnog krijgen van kopieën: dan zou de huurder door het enkel starten van een procedure onterecht worden bevoordeeld.
Het is te betreuren dat de Nationale Ombudsman zich geen rekenschap lijkt te hebben gegeven van het geldende juridisch kader, terwijl hij vervolgens Huurcommissie aanbeveelt om huurders die daarom verzoeken de stukken in afschrift te geven. Als de Huurcommissie die aanbeveling opvolgt, zou zij in strijd handelen met het voor haar voorgeschreven artikel 28 lid 5 van de Uitvoeringswet huurprijzen woonruimte, waarin geen beleidsvrijheid is opgenomen.
De vraag blijft: hoe moet het dan wel? De huurder heeft immers recht op inzage en moet wel (kunnen) weten welke stukken onderdeel uitmaken van de procedure. Dat staat buiten kijf. Op dit moment laat de Huurcommissie weten dat de stukken ter inzage lagen op haar kantoor in Den Haag. De huurder die ver van Den Haag woont, wordt dan erg benadeeld. Terecht merkt de Nationale Ombudsman op dat dat niet hoort bij een toegankelijke overheid en een laagdrempelige rechtsgang bij de Huurcommissie. Echter, de huurder heeft het recht die stukken ook te komen inzien bij de verhuurder (art. 7:259 lid 4 BW). Hij hoeft dus niet per definitie naar het kantoor van de Huurcommissie in Den Haag af te reizen. Los daarvan: de Huurcommissie houdt in alle grote steden in het land zitting en heeft ter plaatste een locatie, juist zodat huurder en verhuurder hun geschil in de regio kunnen voorleggen. Maar in de regio kan dan ook een zaaltje besproken worden waar de huurder (op afspraak) de stukken van de procedure kan komen inzien, niet waar? De wet schrijft niet voor dat de inzage bij de Huurcommissie enkel en alleen in Den Haag mogelijk is. Dat is ook verklaarbaar uit het gegeven dat er in het verleden meerdere huurcommissies waren met lokale secretariaten. Ook de destijds geldende wetgeving ging ervan uit dat de huurder naar het secretariaat van de betreffende huurcommissie moest komen voor inzage1.
De Huurcommissie is niet gebonden aan de aanbevelingen van de Nationale Ombudsman. Toch is de Nationale Ombudsman niet zomaar een instituut: hij geniet hoog aanzien en vaak worden zijn adviezen wel opgevolgd. Over dit oordeel van de Nationale Ombudsman ben ik dus kritisch, vooral ook omdat blijkens het oordeel geen enkele rekenschap is gegeven van het juridisch kader.
[Update 1-7-19] Inmiddels heeft de Huurcommissie op haar website in een nieuwsbericht van 1 juli 2019 te kennen gegeven dat de Huurcommissie stukken uit het dossier op verzoek per e-mail opstuurt. Het lijkt erop dat deze beleidswijziging voortkomt uit de rapportage van de Nationale Ombudsman, ook al blijkt dat niet direct uit het nieuwsbericht. Tevens lijkt het erop dat deze kopieverschaffing ook ziet op onderliggende boeken en bescheiden in servicekostenprocedures. Zoals ik hiervoor heb uiteenzet, acht ik die verstrekking in strijd met de wet, omdat de huurder nu eenmaal enkel recht heeft op inzage en niet op kopieën.
Wordt u betrokken in een servicekostenprocedure en heeft u daar vragen over? Neem gerust contact met Pepijn Eymaal op via 088 3358 800 of p.eymaal@vbtm.nl.
__________________________________
1. Zie artikel 17 van de Wet op de huurcommissies (oud), Kamerstukken II 1976/77, 14 176 nrs. 3-4, p. 14 en Kamerstukken II 1997/98, 26090, Nr. 3, p. 32.